ISO YÖNETİM SİSTEMİ DANIŞMANLARININ SEÇİMİ DEĞERLENDİRİLMESİ VERECEKLERİ HİZMETLER NEDİR NASIL OLMALIDIR ?

Kalite yönetim sistemlerinin veya diğer Çevre İş Sağlığı, Bilgi Güvenliği gibi Yönetim Sistemi gerçekleştirilmesinde bazı kuruluşlar tamamen kendi personeli ile çalışmayı tercih ederken bazı kuruluşlar kendi dışlarındaki danışmanların hizmetlerinden faydalanır. Bir kuruluş tarafından danışmanın seçilmesi sonuçta elde edilecek olan kalite yönetim sisteminin kuruluşun planlanan hedeflerine en verimli ve etkili bir şekilde ulaşmak için yeterli olmasının sağlanması bakımından önemlidir.

Kalite yönetim sistemi, danışmanın hizmetlerinden faydalanırken bile kuruluşun üst yönetiminin katılımı ve taahhüdü kalite yönetim sisteminin gerçekleştirilmesi için kilit faktörlerdir.

 Bu yazımız bir kalite yönetim sistemi veya diğer Çevre İş Sağlığı Güvenliği Bilgi Güvenliği gibi danışmanını Danışmanlık firmasını seçerken dikkate alınacak faktörler hakkında sizlere aydınlatıcı bilgiler vermek amacıyla hazırlanmıştır. 

Kalite Yönetim Sistemi Danışmanı Kuruluşun ihtiyaçları ve beklentilerine göre belirlenmelidir.

Kuruluş, kalite yönetim sistemi danışmanını seçerken, kalite yönetim sisteminin gerçekleştirilmesi ile ilgili genel hedeflerini esas alarak ihtiyaçlarını ve kalite yönetim sistemi danışmanından beklentilerini tespit etmelidir. Kalite yönetim sistemi danışmanının değerlendirilmesi ve seçimi prosesine, üst yönetim katılmalıdır.

 

Kalite Yönetim Sistemi Danışmanın Rolü Nedir Nasıl Olmalıdır

Seçim prosesinde kalite yönetim sistemi danışmanının kalite yönetim sisteminin gerçekleştirilmesindeki rolü dikkate alınmalıdır. Danışmanın rolü genel olarak aşağıdakileri içerir:

 a) Kalite yönetim sisteminin tasarımının ve uygulanmasının kuruluşun kültürüne, özelliklerine, eğitim seviyesine ve özel iş ortamına uygun olmasının sağlanması konusunda kuruluşa yardımcı olmak,

b) Kalite yönetimi kavramını kuruluşun tamamında açık ve anlaşılır şekilde göstermek, kalite yönetim prensiplerinin anlaşılmasına ve benimsenmesine özel dikkat sarf etmek,

c) Her seviyedeki ilgili kişilerle iletişim kurmak, onların aktif olarak kalite yönetim sisteminin gerçekleştirilmesine katılmalarını sağlamak,

d) Kuruluşa kalite yönetim sistemi için ihtiyaç duyulan uygun proseslerin belirlenmesi ile bunların birbirine göre  önem derecelerinin tespiti ve birbirleri ile etkileşimleri konularında tavsiyelerde bulunmak ve destek vermek,

e) Proseslerin etkin şekilde planlanması, çalıştırılması ve kontrolünün sağlanması için gerekli dokümantasyon ihtiyacının belirlenmesi konusunda kuruluşa yardımcı olmak,

f) Kuruluşu iyileştirme fırsatlarını arama konusunda teşvik etmek üzere kalite yönetim sistemi proseslerinin etkinliklerini ve verimliliklerini değerlendirmek,

g) Kuruluş içinde proses yaklaşımını ve kalite yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesini teşvik etmek,

h) Kuruluşun kalite yönetim sistemini sürdürebilmesi için ihtiyaç duyulan eğitimlerin belirlenmesine yardımcı olmak,

i) Uygun olan hallerde, kuruluşa kalite yönetim sistemi ile diğer ilgili yönetim sistemleri (çevre veya iş sağlığı ve güvenliği gibi) arasındaki ilişkilerin tespiti konusunda yardımcı olmak. 

Danışmanın yeterliliğinin değerlendirilmesi Nasıl ve Hangi Kriterlere göre olmalıdır

Bir danışmanın yeterliliği ve uygunluğu değerlendirilirken aşağıdaki hususlar dikkate alınmalıdır:

a) Kişisel öz nitelikler  

b) İlgili eğitim

c) Kalite yönetim sistemi için kuruluşun genel hedeflerini karşılamak için gereken bilgi ve beceri

d) İş tecrübesi

e) Ahlaki davranış 

Danışmanın Kişisel öz nitelikler Neler Olmalıdır ?

Kişisel öz nitelikler kalite yönetim sistemi danışmanının başarılı performans göstermesine katkıda bulunur.

Genel olarak bir kalite yönetim sistemi danışmanı aşağıdaki özelliklere sahip olmalıdır:

a) Ahlak sahibi: Adil, doğru, samimi, dürüst ve sağduyulu,

b) Gözlemci: Kuruluş kültüründen ve değerlerinden, fiziki çevreden ve faaliyetlerden her zaman ve aktif olarak haberdar,

c) Kavrayışlı: Değişim ve iyileştirme ihtiyacını anlayan ve farkında olan,

d) Çok yönlü: Farklı şartlara uyum sağlayan, alternatif ve yenilikçi çözümler sağlayan,

e) Sebatlı: Azimli, hedeflerin elde edilmesine odaklı,

f) Kararlı: Mantıki muhakemeye ve analize dayalı olarak hedeflere zamanında erişme kabiliyetine sahip,

g) Kendine güvenen: Bağımsız olarak işlem ve faaliyet yapabilen, başkalarıyla da etkileşimde bulunabilen,

h) İletişimci: Kuruluşun bütün seviyelerini dinleyebilen, onlarla etkin şekilde, kendine güvenir biçimde ve kültürüne karşı hassasiyet göstererek etkileşebilen,

i) Pratik: Gerçekçi ve esnek, iyi zaman yönetimi yapabilen,

j) Hesap verebilir: İşlemlerinin sorumluluğunu alabilen,

k) Kolaylaştırıcı: Kuruluşun yönetimine ve çalışanlarına kalite yönetim sisteminin gerçekleştirilmesi yoluyla yardım edebilen.

 

Eğitim, bilgi ve becerileri Nedir Nasıl Olmalıdır ?

Kalite yönetim sistemi danışmanları sağlanacak olan danışmanlık hizmetleriyle ilgili bilgi ve becerileri elde etmek için gerekli uygun eğitimi almış olmalıdır. Bilgi ve beceri dil kabiliyeti ile temel bilim ve beşeri bilim bilgisi gibi genel öğrenim kabiliyetidir. 

Danışmanın Kalite yönetimine özel bilgi ve beceriler Nedir Neler Olmalıdır?

İlgili Yönetim Sistemi standartlarını bilmeli

• ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standartları
• ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi Standartları
• OHSAS 18001 İş Sağlığı Güvenliği Standartları
• ISO 27001 …..vb Yönetim Sistemi

Ulusal ve uluslararası belgelendirme/tescil ve akreditasyon sistemlerini bilmeli

• Ulusal ve uluslararası seviyede standardizasyon, belgelendirme ve akreditasyon sistemleri ve bu sistemlerin belgelendirilmesi için gerekli şartlar
• Mamullerin, sistemlerin ve personelin belgelendirilmesi için gerekli prosesler ve prosedürler.

Genel kalite yönetim prensipleri, metodolojileri ve teknikleri bilmeli

Kalite yönetim sistemi danışmanları uygun kalite prensipleri, metodolojileri ve teknikleri hakkında bilgi sahibi olmalı ve bunları uygulayabilmelidir. Aşağıdaki listede danışmanın tecrübesinin ve kabiliyetinin önemli olabileceği bu gibi alanlar verilmiştir:

a) Kalite yönetim prensipleri,

b) Araçların ve tekniklerin sürekli iyileştirilmesi,

c) Uygun istatistik teknikleri,

d) Tetkik metodolojileri ve teknikleri,

e) Kalite ekonomisi prensipleri,

f) Ekip çalışması teknikleri,

g) PUKÖ (Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem al) metodolojisi,

h) Politika geliştirme metodolojisi,

i) Proses eşleştirme metodolojisi,

j) Problem çözme teknikleri,

k) Müşteri/çalışan memnuniyeti izleme teknikleri,

l) Beyin fırtınası teknikleri. 

Kuruluşa özel bilgi ve beceriler Nedir Neler olmalıdır ?

Kanuni şartlar

Kuruluşun faaliyetleri veya danışmanın iş kapsamı ile ilgili kanuni ve mevzuat şartlarının bilinmesi kalite yönetim sistemi danışmanlığı için şarttır. Ancak, kalite yönetim sistemi danışmanlarının hizmetlerine başlamadan önce bu bilginin uygulanması konusunda tecrübe sahibi olmaları beklenmemelidir.

Mamul, proses ve kuruluşla ilgili şartlar

Kalite yönetim sistemi danışmanları danışmanlık hizmetlerine başlamadan önce kuruluşun mamulleri,

prosesleri ve müşteri beklentileri hakkında yeterli derecede bilgi sahibi olmalı ve kuruluşun içinde çalıştığı mamul sektörünün kilit faktörlerini anlamış olmalıdır.

Bu bilgiyi aşağıdaki gibi uygulayabilmelidir:

a) Kuruluşun proseslerinin ve ilgili mamullerinin kilit özelliklerinin belirlenmesi,

b) Kuruluşun proseslerinin sıralamasının ve etkileşimlerinin anlaşılması ve bunların mamul şartlarının

karşılanmasına etkileri,

c) Kuruluşun içinde çalıştığı sektörün terminolojisinin anlaşılması,

d) Kuruluş içindeki yapının, fonksiyonların ve ilişkilerin özelliklerinin anlaşılması,

e) İş hedefleri ile ihtiyaç duyulan yeterlilik kaynağı arasındaki stratejik bağlantının anlaşılması

Yönetim uygulamaları

Kalite yönetim sistemi danışmanları kalite yönetim sisteminin kuruluşun genel yönetim sistemi ile nasıl bütünleştiğini ve etkileştiğini anlamak için konuyla ilgili yönetim uygulamalarını bilmelidir. Buna insan kaynakları dâhil olmalı, kuruluşun amaçlarının ve hedeflerinin elde edilmesi için bunların nasıl harekete geçirileceği bilinmelidir.

Bazı durumlarda kuruluşun ihtiyaçlarının, beklentilerinin ve genel hedeflerinin karşılanması için genel yönetim sisteminin iş ve strateji planlaması, risk yönetimi gibi ilave yeterliliklere ve iş iyileştirme araçları ve tekniklerine sahip olması gerekebilir. 

Danışmanın İş tecrübesi Nedir Neler Olmalıdır ?

Kalite yönetim sistemi danışmanı verilecek olan danışmanlık hizmetinin idari, mesleki ve teknik yönleri

hakkında iş tecrübesine sahip olmalıdır. Bu iş tecrübesi muhakeme, problem çözme ve bütün ilgili taraflarla iletişimi içerebilir.

Geçmiş iş tecrübesi ve başarılarla ilgili olarak doğrulanabilir referanslar önemlidir ve bunların kuruluşa

verilmesi gerekir.

Danışmanın tecrübesi aşağıdakilerden bazılarının birleşimini içerebilir:

a) Pratik iş tecrübesi,

b) Yönetim tecrübesi,

c) Kalite yönetim tecrübesi,

d) Kalite yönetim sistemi tetkik tecrübesi,

e) Aşağıdakilerden biri veya birkaçı sıfatıyla kalite yönetim sistemi uygulama tecrübesi:

1) Danışmanlık hizmetleri sağlayıcısı,

2) Kalite yönetim sistemi yönetim temsilcisi,

3) Kalite yönetimi ile ilgili bir fonksiyonu icra eden kişi. 

Danışmanın Yeterliliğin sürdürülmesi ve iyileştirilmesi Nedir Nasıl Olmalıdır

Kalite yönetim sistemi danışmanı ilave iş tecrübesi, tetkik, mesleki eğitim, sürekli eğitim, kendi kendine

çalışma, liderlik yapma, mesleki toplantılara seminerlere, konferanslara ve diğer ilgili faaliyetlere katılma gibi yollarla yeterliliğini sürdürmeli ve iyileştirmelidir.

Sürekli mesleki gelişim kuruluşun ihtiyaçlarına, kalite yönetim sistemi danışmanlık hizmetlerinin verilmesine ve diğer ilgili şartlara bağlı olmalıdır.

 Bu, düzenleme ve disiplin yetkilerine sahip olan ilgili bir meslek kuruluşu, kurumu veya organizasyonuna üye olmak ve bununla ispatlanmış sürekli kişisel gelişim sağlamak suretiyle elde edilebilir. 

Ahlaki hususlar  Nedir Nasıl Olmalıdır ?

Kalite yönetim sistemi danışmanını seçerken kuruluş aşağıdaki ahlaki hususları dikkate almalıdır. Danışman:

a) yapılacak işi etkileyebilecek herhangi bir menfaat çatışmasını önlemeli veya beyan etmelidir.

b) kuruluş tarafından verilen veya kuruluştan alınan bilgilerin gizliliğini muhafaza etmelidir.

c) kalite yönetim sistemi belgelendirme/tescil veya akreditasyon kurumlarından bağımsızlığını muhafaza etmelidir.

d) kuruluşun belgelendirme/tescil kurumlarını seçmesi işleminde tarafsızlığını muhafaza etmelidir.

e) verilen danışmanlık hizmetleri için gerçekçi maliyet tahminleri vermelidir.

f) hizmetlere gereksiz bağımlılık oluşturmamalıdır.

g) gerekli yeterliliğe sahip olmadığı konularda, danışmanlık hizmeti